CMS - co to jest

Automatyzacja pracy

Klasyczny model produkcji i utrzymania witryny www polegał dotąd na wyznaczeniu lidera projektu, który zajmował się zbieraniem materiałów, tworzeniem z nich treści, weryfikowaniem ich u źródeł, nanoszeniem uwag od różnych ośrodków wiedzy. Zredagowany tekst musiał trafić do agencji lub webmastera zatrudnionego w firmie i po obróbce oraz osadzeniu w HTML, wrócić jeszcze raz do akceptacji.

Takie "tradycyjne" zarządzanie treścią serwisu jest nie tylko mało efektywne czasowo i kosztowo, ale wymaga od lidera projektu nie lada cierpliwości i walki z zawsze oporną materią organizacji.

Dobry system CMS znacznie ogranicza fizyczną pracę lidera, determinując sprawne zarządzanie przepływem informacji, a także edytowaniem i zatwierdzaniem treści na różnych szczeblach kompetencji. Co to faktycznie oznacza?

Akcja - np. uruchomienie nowej podstrony - może zostać wywołana w dowolnym miejscu firmy, a system sam pilnuje procedury, przesyłając kolejnym osobom przypisany im rodzaj pracy. Przykładowo, pracownik danego departamentu może zainicjować dopisanie informacji do serwisu www. Napisany przez niego tekst automatycznie wędruje do akceptacji - pod względem merytorycznym, graficznym i edytorskim - przez przełożonego.

Jeśli ten go zaakceptuje (np. klikając tylko w link w otrzymanym e-mailu), system odsyła artykuł do zdefiniowanego wcześniej tłumacza, który tłumaczy treść i publikuje ją w innej wersji językowej serwisu.

Oczywiście model komunikacji i zatwierdzania poszczególnych etapów współtworzenia treści można dowolnie kształtować. Ważne jest jednak, że to system zarządza i kontroluje prace, zastępując pracę osoby dedykowanej wyłącznie do dzwonienia do wybranych pracowników i pytania, kiedy dana treść zostanie wreszcie utworzona, zmodyfikowana, przetłumaczona czy usunięta.

W CMSie, cały proces tworzenia i publikacji przebiega sprawnie, każdy z uczestników procesu dostaje zawiadomienie o krokach rozpoczętych i zakończonych, o przestojach i finalnej publikacji. Funkcja workflow może okazać się niezwykle istotna w dużych witrynach korporacyjnych czy serwisach informacyjnych, gdzie treści jest dużo, jest ona często zmieniana, a kompetencje i wiedza są mocno rozproszone.

Ułatwienie pracy, ale czy na pewno?

Łatwa praca dla osób nie znających języka HTML, to idea przyświecająca wdrożeniu każdego CMSa. Co faktycznie oznacza "łatwa praca"? Czy oznacza to, że oddanie systemu w ręce przysłowiowego "zwykłego pracownika" eliminuje konieczność zajmowania się serwisem przez kogokolwiek innego? Uważajmy na pułapki! Przykładowo, cóż to za system CMS, jeśli wymiana szablonu to operacja dla zespołu programistów? Po co CMS, jeśli dołączanie dokumentów i obrazów wymaga innych programów dla przygotowania plików, o szczegółowo określonych rozmiarach i wagach? Wreszcie po co komu CMS, jeśli w konsoli do zarządzania i pisania teksów, nie można w łatwy sposób dotrzeć do koniecznej do redakcji treści, ponieważ system nie posiada podglądu serwisu (tzw. WYSIWYG - what you see is what you get)?

Dlatego "łatwość" CMSa bywa zwodnicza i przed wyborem danego systemu konieczne jest zbadanie tych krytycznych zagadnień. W przypadku dobrze wybranego CMSa zamiast 80% czasu zastanawiać się jak "coś" zrobić, można przystąpić w prosty sposób do realizacji zadań. Dzięki temu, uwaga organizacji koncentruje się na wartości merytorycznej projektu, a nie angażowaniu wielu osób w rozwiązanie problemu, który w dobrych systemach po prostu nie istnieje.

Kluczowe pytania

Powyżej przedstawiliśmy kilka pułapek, na które należy bacznie zwracać uwagę w momencie gdy fascynacja ideą CMSa przeradza się w chęć jego jak najszybszego wdrożenia. Nawet po ominięciu tych "raf", zanim prześlemy zapytania ofertowe, koniecznie musimy zdefiniować cel i oczekiwania, co do pożądanego systemu CMS.

Podstawowe, konkretne pytania, jakie musimy sobie zadać to:
Jak duża jest nasza organizacja i jak wiele osób uczestniczy lub powinno uczestniczyć w procesie przygotowywania serwisu www (w tym tworzenia informacji)?
Jak obszerny jest serwis www, jak szybka jest dynamika jego zmian, czy serwis się intensywnie rozbudowuje i w jakim kierunku "rozrasta się" jego struktura?
Jakie są i powinny być zadania i funkcje serwisu, jak wiele osób i o jakim charakterze będzie go odwiedzać i z jaką częstotliwością?

Odpowiedzi na takie pytania powinny być podstawą do stworzenia właściwego zapytania ofertowego. Pamiętajmy, że oczekiwania będą spełnione przez usługodawcę tylko wtedy, gdy naszą potrzebę wyartykułujemy jasno i konkretnie.

Na koniec kilka sugestii

Już w procesie ofertowym dobrze jest poprosić potencjalnego partnera o listę referencyjną wraz z zakresem wdrożeń. W skrajnym przypadku, jeśli propozycją jest system markowy, dobrze jest sprawdzić kompetencje firmy u producenta systemu, zapytać o poziom zaliczonych szkoleń, ilość kwalifikowanych specjalistów itp.

Producenci markowych systemów CMS często sami oferują pakiety szkoleń, co dodatkowo uwiarygodnia poziom wsparcia dla produktu.

Jeśli system jest mniej znany, powinno się poprosić o wersje testową. Firma dobrze przygotowana zawsze ma możliwość "wystawienia" takiego oprogramowania do testów. Co prawda taki test pozwoli określić jedynie ergonomię narzędzia, ale przecież właśnie to będzie prozą dnia codziennego edytora...